Frau Rubach, Sie waren früher für einen großen Touristikkonzern tätig und sind jetzt seit gut zwei Jahren Teil des KONSENS-Teams. Wie kam es dazu?

Es ist ja kein Geheimnis, dass die Pandemie die Tourismusbranche stark getroffen hat. Ich war damals für Konzept und Qualität einer der Hotelmarken verantwortlich. Natürlich haben wir weiterhin versucht, auch langfristig Themen anzuschieben, waren durch die ständigen Lockdowns aber oft nur im Krisenmodus. Das hat mich motiviert, mich anderweitig umzusehen, ich wollte mich weiterentwickeln und wieder einen nachhaltigen Mehrwert schaffen. Die Stellenausschreibung als „Leitung ZOE Qualitätsmanagement“ hat mich direkt angesprochen. Vor allem wegen des großen Gestaltungsspielraums, aber auch Aspekte wie Verlässlichkeit und Stabilität, die man mit der Verwaltung assoziiert, spielten eine Rolle. Ich war dann wirklich positiv überrascht, wie schnell und effizient der Bewerbungsprozess verlaufen ist.

Wie haben Sie dann den Bereich Qualitätsmanagement bei KONSENS erlebt?

Das damals noch kleine Team habe ich als dynamisch, jung beziehungsweise jung geblieben und engagiert kennengelernt. Und die ZOE QM zum einen als „Hüterin der Prozesse“ – der Fokus liegt auf der Prozessqualität. Zum anderen als Schnittstelleninstanz, ähnlich wie bei meiner vorherigen Position. 

Was bedeutet das?

Als Schnittstelleninstanz sind wir auf den Input von Prozessverantwortlichen sowie diversen Prozessbeteiligten angewiesen, um dafür sorgen zu können, dass die Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Insofern haben wir in allen ZOEn eine Ansprechperson für das Thema Qualität. In den letzten zwei Jahren haben wir zudem das Verfahrensforum, kurz V-Forum, etabliert, das als Austauschplattform zwischen den Zentralen Organisationseinheiten und den Verfahren fungiert. Wir arbeiten also sehr querschnittlich mit diversen Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen zusammen. 

Was würden Sie nach zwei Jahren sagen: Was ist das Besondere an KONSENS? 

KONSENS ist einzigartig, es gibt auf Bund-Länder-Ebene kein vergleichbares Vorhaben. Vereinheitlichung und Modernisierung der Softwareentwicklung in einem föderalen, hochkomplexen Umfeld sind hehre Ziele. Ich finde es immer wieder faszinierend, welchen Drive jede und jeder einzelne Mitarbeitende an den Tag legt. Auch wenn es beispielsweise keine monetären Zielvereinbarungen gibt, wie es in der Privatwirtschaft der Fall ist, fehlt es definitiv nicht am nötigen Biss. Ich erinnere mich noch gut daran, dass die damalige Gesamtleitung mir schon im ersten Gespräch gesagt hat: Es möge ja sein, dass ich aus einem internationalen Umfeld komme, aber die Tätigkeit in einem föderalen Umfeld sei sehr viel komplexer. Das kann ich jetzt nach gut zwei Jahren definitiv bestätigen. Es erfordert oft Fingerspitzengefühl, alle Interessen mit ihren ausgeprägten Meinungen unter einen Hut zu bringen. Ich bin für diese Kultur aber auch sehr dankbar, weil es ohne Diskussionen und auch Kritik keinen Fortschritt gibt. 

Was sagt Ihr persönliches Umfeld zu Ihrem Job?

(Lacht) Es ist kompliziert, dem Freundeskreis die eigene Tätigkeit zu vermitteln. KONSENS ist schon ein anderes, ein eigenes Universum, dazu diese ganzen Abkürzungen und Akronyme. Ich habe anfangs oft nur Bahnhof verstanden. In diese Welt muss man erstmal eintauchen.

Woran hat die ZOE QM seit Ihrem Einstieg schwerpunktmäßig gearbeitet?

Der größte Meilenstein war sicher die Etablierung des KONSENS-Prozessmodells. Noch 2021 gab es kein signifikantes Prozessmanagement im Gesamtvorhaben KONSENS; es gab zwar einzelne Dokumente, aber es fehlte die systematische Verknüpfung von Prozessen. Wir wollten weg von diesem Silo-Denken, hin zu einem prozessualen, übergreifenden Verständnis davon, was innerhalb dieser gesamten KONSENS-Maschinerie passiert. Damit geht auch eine erhöhte Transparenz einher, man kann leichter Ressourcen optimieren und die Qualität verbessern. Dafür haben wir in Zusammenarbeit mit allen Prozessverantwortlichen und weiteren Beteiligten im vergangenen Jahr den Kernprozess der Software-Entwicklung bei KONSENS modelliert, von der Anforderungskoordination bis hin zur Betriebsüberführung. Das Prozessmodell ist mittlerweile für alle Mitarbeitenden offen einsehbar. Man kann damit neue Kolleginnen und Kollegen sehr viel leichter einarbeiten und auch selbst erkennen: Hat meine Tätigkeit Auswirkungen auf andere Schnittstellen? 

Welche weiteren Projekte waren wichtig?

Wir haben das schon erwähnte V-Forum als Austauschplattform etabliert. Damit die erarbeiteten Prozesse auch praxisnah gestaltet werden, ist es von elementarer Bedeutung, von vornherein mit denjenigen zu sprechen, die die Prozesse am Ende umsetzen. Außerdem haben wir die Prozesse rund um die Dokumentensteuerung überarbeitet, um die Qualitätsmanagement-Dokumente effizienter und adressatengerecht erstellen zu können. Wir haben die QM-News eingeführt, um innerhalb von KONSENS über relevante Neuerungen und aktuelle Themen zu informieren. Und wir haben in Zusammenarbeit mit allen ZOE und dem V-Forum den BUDA-Prozess konzipiert, den wir gerade pilotieren. BUDA steht für „beschleunigte Umsetzung dringlicher Anforderungen.“ Der Prozess ist also eine Art „Fast Lane“ zum regulären Kernprozess, damit bedeutsame, dringliche Änderungen schnell realisiert werden können.

Was ist Ihr persönliches Highlight aus der letzten Zeit?

Das ist die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen, vor allem auch mit meinem Team. Es ist wunderbar mitanzusehen, dass unser Team wächst und wir so mehr relevante Themen beziehungsweise relevante Themen tiefgreifender angehen können. Ein anderes Highlight ist dieser Gestaltungsspielraum als „Hüterin der Prozesse“ in einem unglaublich komplexen, aber auch diversen Umfeld. Langeweile kommt definitiv nicht auf, es gibt immer etwas zu tun, zu optimieren und zu bewegen. 

Welches Ziel haben Sie als nächstes?

Unser unmittelbarer Fokus liegt auf dem Thema „Transparenz“. Neben dem Ausbau des KONSENS-Prozessmodells arbeiten wir aktuell an einem ganzheitlichen Schulungskonzept, das die Grundlage für ein einheitliches, adressatenorientiertes Schulungsangebot im Gesamtvorhaben KONSENS bilden soll. Mittelfristige Zielsetzung ist die Etablierung eines Auditsystems zur systematischen Qualitätskontrolle. Langfristig streben wir die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses an, also die systematische Sicherung und Optimierung sämtlicher Prozesse im Gesamtvorhaben KONSENS. 

Warum lohnt sich das alles? 

Wie heißt es so schön: Qualität kommt von Qual. Ja, Qualität an sich kostet zusätzliche Ressourcen. Und Prozessoptimierung hat mit Veränderungen zu tun, die oft wehtun. Aber mangelhafte Prozessqualität kostet eben noch sehr viel mehr. Ich denke, mit der Etablierung eines Prozessmodells für ein föderales Vorhaben in Zusammenarbeit mit so vielen verschiedensten Organisationseinheiten haben wir wirklich Pionierarbeit geleistet.